아무도 아침에 일어나서 ‘어떻게 하면 직속 상사를 비참하게 만들 수 있을까’라고 생각하지는 않을 것이다. 하지만
SHRM의 설문조사에 따르면 근로자의 84%는 제대로 훈련되지 않은 관리자가 불필요한 업무와 스트레스를 유발한다고 생각한다. 또한 이들이 개선할 수 있는 상위 3가지 기술 중 하나로 ‘시간 관리
managing time’와 ‘위임
delegating’이 꼽혔다.
필자가 시간 관리 코칭을 하며 관찰한 결과, 잘못된 시간 관리는 잘못된 관리의 주요 원인 중 하나였다. 자신의 시간을 제대로 관리하지 못하면 팀에 과부하가 걸리고, 불필요한 긴급 상황이 발생하며, 필수적인 지원을 소홀히 할 수 있다.
시간 관리에 어려움을 겪는다면 그 영향은 팀 전체에 부정적인 영향을 미칠 수 있다. 가벼운 경우는 회의에 항상 10분씩 늦는 상사를 팀원들이 농담 삼아 말할 수 있다. 심한 경우에는 함께 일하는 사람들의 사기가 떨어지고 불안, 우울증, 고혈압 등 건강상의 문제로까지 이어질 수 있다.
열심히 일하고 좋은 의도를 가지고 있더라도 시간 관리의 문제로 인해 팀원들에게 스트레스를 주거나 사기를 떨어뜨릴 수 있다. 관리자는 자신과 팀의 시간 관리 문제를 개선하기 위해 노력해야 할 의무가 있다. 이는 모든 사람의 스트레스를 줄여준다. 그리고
훌륭한 관리자가 직원 유지에 얼마나 중요한지를 고려하면 이직률에도 영향을 미친다. 다음은 관리자가 흔히 저지르는 5가지 시간 관리 실수와 이를 극복하는 방법이다.
실수 #1: 팀의 역량을 파악하지 않고 업무를 부여한다관리자는 팀원에게 업무를 할당하고 위임해야 한다. 하지만 팀원이 감당할 수 있는 범위를 넘어가면 팀에 과부하가 걸릴 위험이 있다. 이는 장시간 근무, 업무 품질 저하, 경우에 따라서는 실패에 대한 부담감으로 이어질 수 있다.
이 문제를 방지하려면 각 팀원이 맡고 있는 업무와 남은 여력을 파악할 수 있는 ‘중앙집중식 공간’을 만들면 좋다.
아웃룩Outlook이나
투두이스트Todoist와 같은 도구를 사용해 공유 작업 목록을 만들면 좋다. 광범위한 프로젝트를 관리하고 있다면
마이크로소프트 프로젝트Microsoft Project,
아사나Asana,
먼데이닷컴Monday.com과 같은 도구를 활용해 프로젝트를 설정하고 작업을 할당하라.
그런 다음 팀과 함께 작업 관리 시스템을 정기적으로 검토하라. 주간 회의나 일대일 미팅을 통해 이 작업을 수행할 수 있다. 우려 사항이 있다면 이를 무시하거나 "그냥 알아서 처리하라"고 기대하지 말라. 우선순위를 정하고, 경계를 설정하고, 효율성을 높일 수 있는 방법을 함께 찾아라.
실수 #2: 미리 알고 있던 업무를 막판에 요청한다팀에게 미리 알리지 않아 불필요한 긴급 상황이 발생하면 팀원들의 번아웃이 빠르게 진행된다. 물론 막판에 작업을 처리해야 하는 불가피한 경우도 있다. 하지만 불가피한 긴급 상황을 제외하고는 다음 전략을 활용하라.
새로운 업무를 알게 되는 즉시, 이 업무를
위임할 수 있는지 자문해보라. 대답이 '예'라면 가능한 한 빨리 위임하라. 직속 상사와 시간을 잡아 업무 진행 방법을 논의하라.
대규모 프로젝트의 경우 주요 결과물과 마일스톤을 명확히 제시하는 로드맵이 필요하다. 로드맵이 없을 경우 팀과 협력해 로드맵을 만들어 보라. 마감일, 작업 책임자, 최종 완료 전 검토자 등을 포함한 계획을 수립하라. 또한 매 분기 또는 매월 말에 반복 알림을 설정해 로드맵을 검토하라. 이렇게 하면 긴급 상황이 발생하기 전 약속을 위임하는 데 도움이 된다. 다음 주에 회의가 있어 슬라이드 자료가 필요하다는 사실을 금요일에 갑자기 알리는 것보다 몇 주, 심지어 몇 달 전에 미리 알려주는 것이 훨씬 좋다.
실수 #3: 상위 경영진과 우선순위 또는 경계를 설정하지 않는다상사의 모든 요청에 “예스”라고 답하면 팀이 과중한 업무에 시달리게 된다. 상사에게는 전략적 목표에 따라 우선순위가 높은 항목을 명확히 하는 것이 중요하다. (위의 전략을 사용하면 이미 이러한 로드맵이 마련돼 있을 것이다.)
새로운 잠재적 이니셔티브나 프로젝트가 발생하면 즉시 수락하지 말고 팀이 이미 작업 중인 업무대비 우선순위를 상급 경영진과 논의하라.
"멋진 아이디어 같지만 제가 알기로는 이번 분기의 전략적 우선순위가 A, B, C인데 우선순위가 바뀐 건가요? 아니면 이 새로운 이니셔티브를 다음 분기로 미뤄야 할까요?"와 같은 질문이 될 수 있다. 또는 "새 프로젝트를 위해 어떤 우선순위를 조정하면 좋을까요?"와 같이 질문하는 것이 좋다.
관리자가 이러한 반발을 항상 달가워하지 않을 수도 있다. 하지만 팀원들은 고마워할 것이다.
실수 #4: 팀원들이 접근하기 어렵다. 대부분의 사람은 세세한 관리를 받는 것을 싫어한다. 하지만 팀원들이 필요할 때 쉽게 도움을 요청할 수 있어야 한다. 팀원들이 질문하고, 피드백을 받고, 우선순위를 조정할 수 있는 전용 시간이 있다고 인지해야 한다. 이를 위해 팀원들과 정기적인
일대일 미팅을 실천하라. 팀원의 필요에 따라 일주일에 여러 번 또는 한 달에 한 번 정도로 자주 만나면 좋다.
또한 특정 시간대를 '업무 시간'으로 설정해 팀원들이 편하게 질문할 수 있는 기회를 제공하는 것도 좋다. 이 시간에는 이메일과 같은 간단한 업무를 하며 누군가 도움을 요청하면 즉시 대응할 수 있도록 준비하라.
긴급 상황이 발생했을 때 팀원들이 연락할 수 있는 방법을 명확히 안내하고 신속하게 대응하도록 하라. 항상 대기할 필요는 없지만 급한 상황에서는 문자, 메신저 등 빠른 소통 수단을 통해 신속히 소통할 수 있는 체계를 마련하는 것이 좋다.
실수 #5: 긍정적인 피드백을 보류한다모든 팀원에게 모든 프로젝트에 대해 답변하는 것은 시간이 많이 걸린다. 하지만 감사의 표현은 큰 도움이 될 수 있다. 갤럽 데이터에 따르면 지난 한 주 동안 의미 있는 피드백을 받은 사람 중
80%가 일에 완전히 몰입했다고 한다.
작은 것부터 시작하자. 업무 자료를 받았을 경우 “잘 받았습니다. 검토하겠습니다”라고 간단히 회신하는 것만으로도 팀원들은 자신이 한 일을 상사가 인지하고 있다고 느낄 수 있다.
또한 팀원이 훌륭한 결과를 냈다고 생각되면 직접 만나거나 메시지를 통해 긍정적인 피드백을 전달하라. 상대방이 자신의 노고에 감사하는 마음을 알고 있다고 가정하지 말라. 팀원들의 공로를 인정하는 시간을 갖는 것은 좋은 방법이다.
마지막으로, 공로가 있는 곳에 공로를 인정한다. 프레젠테이션 전에 프로젝트에 가장 크게 기여한 사람이 누구인지 몇 분간 생각해보는 시간을 가져보라. 팀원들의 노력으로 이뤄진 프로젝트였다면 이를 기억해두면 좋다.
자신의 시간 관리에 문제가 있다고 인식했다면 지금이 바로 조치를 취해야 할 때다. 자신의 시간을 정리하면 팀원들의 시간을 현실적으로 관리하고 존중할 수 있게 된다. 결국 스트레스를 줄이고 팀원들도 고마워할 것이다.
원문 | Don’t Let Bad Time Management Undermine Your Leadership엘리자베스 그레이스 손더스는 시간 관리 코치이자 리얼 라이프 이 타임 코칭 & 스피킹Real Life E Time Coaching & Speaking의 창립자다. How to Invest Your Time Like Money and Divine Time Management의 저자이다. RealLifeE.com에서 그녀에 대한 더 많은 정보를 확인할 수 있다.에디팅 조민선
